Medewerkers: de beste mensen en de beste teams

Het welzijn van medewerkers in een vitale organisatie: daar staat Meander voor. Die lijn hebben we in 2020 voortgezet. Hiermee onderscheiden we ons in de ziekenhuisbranche, zijn we zichtbaar, zijn we weerbaar voor veranderingen van buitenaf én zijn we een aantrekkelijke werkgever op een krappe arbeidsmarkt. Niet alleen voor nieuwe medewerkers, maar ook voor medewerkers die al bij Meander werken. Het hebben van voldoende én gezonde medewerkers is belangrijk om dagelijks te blijven doen waar we als ziekenhuis voor staan, namelijk mensgerichte en deskundige zorg leveren.

Bij mensgerichte zorg hebben we het over zorg die vanuit klantbeloften is gericht op patiënten. Maar daar gaat zorg voor medewerkers aan vooraf. In 2020 is volop aandacht gegeven aan de mensen in Meander en alles wat hen bezighield, zodat ze zo goed mogelijk hun werk konden doen in een intensieve tijd. In de cultuur van Meander ligt de focus op ‘onze mensen’.

Prioriteit nummer 1 was in 2020 om personele inzet kwantitatief en kwalitatief op orde te hebben. Dat was een grote uitdaging in het jaar waarin de druk op de patiëntenzorg en op medewerkers extreem hoog was. Het bleek mogelijk om medewerkers adequaat in te zetten door flexibele uitwisselbaarheid van medewerkers. Er is in augustus een plan voor deze flexibele uitwisselbaarheid en inzet van medewerkers (“scholingsplan”) opgeleverd aan het Landelijk Netwerk Acute Zorg. Hierop voortbordurend is een intern plan vastgesteld. Daarnaast zijn er veel extra medewerkers ingezet en aangenomen.

In tijden van corona is het nog belangrijker gebleken om te weten hoe het met onze mensen gaat en waarin we ze kunnen ondersteunen. We hebben daar in 2020 tweemaal onderzoek naar gedaan. Op basis van deze uitkomsten is een nieuw programma Iedereen VIP gemaakt. Vanwege de coronapandemie is het programma doorgeschoven naar 2021. Wel zijn er kleine activiteiten geweest, zoals stoelmassage en de adem & koude training.

Uit het onderzoek blijkt ook dat er behoefte is aan aandacht (‘gezien worden’), communicatie en veiligheid. De resultaten zijn met de afdelingen besproken. Per afdeling zijn er afspraken gemaakt over welke maatregelen het beste passen.

Het vinden van medewerkers, verzuim en verloop hebben in het coronajaar alle aandacht gekregen. Daar is een aantal aspecten bij gekomen, namelijk verbinding (aandacht voor elkaar en voor jezelf), vertrouwen (duidelijke communicatie), veiligheid (voor de persoonlijke/fysieke gezondheid) en veerkracht (goed en frequent herstellen).

Aantal vacatures aangevraagd 283 (271,98 fte)
Aantal vacatures vervuld 236
Doorlooptijd vervulde vacatures 62 dagen
Aantal vacatures ingetrokken 23
Nog openstaande vacatures 24

De vacatures zijn sneller ingevuld dan verwacht. In de eerste coronagolf zijn 71 extra zorgmedewerkers aangetrokken, in de tweede golf waren dit er 30.

Het doorlopende verzuimcijfer van 2020 is 5,85%. Zoals in de grafiek te zien is, is het verzuim richting de zomer gedaald (naar 4,88%) en is het verzuim aan het einde van het jaar (oktober, november, december) weer omhoog gegaan. De doelstelling van 4,9% is daarmee niet gehaald. Oorzaak is vooral ziekte en afwezigheid vanwege het coronavirus.

Per 1 januari 2020 is in de kliniek de functie van algemeen verpleegkundige komen te vervallen. Er zijn twee nieuwe functies ingevoerd: ‘verpleegkundige’ en ‘regieverpleegkundige’. De huidige taken van de senior verpleegkundige en praktijkopleider zijn ondergebracht in twee rollen van de regieverpleegkundige. Op 1 augustus 2020 is de implementatie afgerond en zijn alle medewerkers benoemd in de nieuwe functies. De invoering van functiedifferentiatie op de gespecialiseerde afdelingen volgt op een later moment.

“Hoe krijg je als ziekenhuis de beste mensen? Dat begint bij echte aandacht. We zijn oprecht geïnteresseerd in de mens achter de medewerker. Door die aandacht krijg je heel andere gesprekken en wordt het duidelijk wat mensen echt nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen en lekker in hun vel te zitten. Bijvoorbeeld na een zware nachtdienst slapen in een hotel, omdat het thuis te druk is. We hebben continu geluisterd naar mensen wat ze nodig hadden om dit jaar zo goed mogelijk door te komen. Ik ben heel trots op onze mensen en op het prachtige werk dat ze doen en waar iedereen aan bijdraagt.”

Karin van der Goot, manager P&O

Cultuur, beleid en doelstellingen

In Meander Medisch Centrum hechten we waarde aan een omgeving waar medewerkers zich uitgedaagd voelen en betrokken zijn bij hun werk. Werk waarin ze gestimuleerd worden zich continu te ontwikkelen, samen te werken en de regie te nemen over het eigen werk. Ook bieden we ruimte voor ontwikkeling, opleiding en onderzoek, ten behoeve van goede en innovatieve zorg. Op die manier willen we de best mogelijke teams formeren, waarin mensgerichte zorg voor patiënten centraal staat.

Het HR-beleid is gericht op organisatiewelzijn. Organisatiewelzijn gaat over de gezondheid van de mensen en over de gezondheid van de organisatie. Mensen die zich goed voelen presteren beter. We zijn een aantrekkelijke werkgever om voor te werken.

Meander kiest ervoor om medewerkers als mens te zien en niet alleen als medewerker. Dat sluit aan bij de vier klantbeloften van Meander: oprechte aandacht, echt contact, persoonlijke keuzes en samenwerking. Medewerkers hebben zelf de regie over wat zij nodig hebben voor hun eigen duurzame inzetbaarheid.

Vitale organisatie en Iedereen VIP

Op weg naar een vitale organisatie bieden we bestaande en nieuwe activiteiten. Bestaande activiteiten vallen onder het programma ‘Iedereen VIP’, strategische personeelsplanning, preventieve verzuimbegeleiding, activiteiten gericht op het behouden van medewerkers en het recruitmentplan met extra aandacht voor het ‘merk’ Meander. Naast blijvende aandacht voor verplichte scholingsactiviteiten is er ook aandacht voor scholing die past bij de behoefte van de medewerker zelf.

Iedereen VIP
Meander heeft aandacht voor de gezondheid en ontwikkeling van professionals. Want als zij lekker in hun vel zitten, hebben ze meer plezier, kunnen ze tegen een stootje en krijgen ze energie van wat ze doen. Op het werk en thuis. Het gaat erom dat onze professionals nu en in de toekomst duurzaam inzetbaar blijven. Als collega, als partner, als ouder, als vriend(in), kortom als mens. Daarom heeft Meander Medisch Centrum in 2019 het Iedereen VIP programma ontwikkeld. Dit programma besteedt elk jaar aandacht aan twee tot vier actuele thema’s door middel van lezingen, workshops, ludieke acties en praktische tools voor (team)managers en professionals. De thema’s zijn gericht op het verhogen van de duurzame inzetbaarheid van onze professionals. De keuze van de thema’s baseren we op de uitkomsten van het MTO, signalen van medewerkers zelf én de Iedereen VIP 0-meting.

Hoe gaat het met de medewerkers?

Het uitgangspunt van alle P&O maatregelen, nieuw beleid, regelingen en programma’s is een evidence & fact based aanpak. Dit betekent dat we voorafgaand en na uitvoering meten of het gewenste effect is bereikt of dat we nog moeten bijsturen. Dit doen we vanuit de gedachte dat we het welzijn van de organisatie én onze mensen eerst analyseren, om het vervolgens te optimaliseren.

In tijden van corona is het nog belangrijker gebleken om te weten hoe het met onze mensen gaat en waarin we ze kunnen ondersteunen. We hebben daar in 2020 tweemaal onderzoek naar gedaan. De eerste keer (mei/juni) was onder alle medewerkers. De vragenlijst biedt inzicht in hoe het met medewerkers gaat; wat hun behoefte is op het gebied van herstel en balans en in welke vorm zij het aangepaste programma Iedereen VIP graag zien. De respons was 44 %. Enkele uitkomsten:

  • 77% van de respondenten heeft in de afgelopen periode het eigen werk gedaan, veelal gecombineerd met thuisblijvende kinderen en/of een partner in een vitaal beroep.
  • 89% van de respondenten geeft aan in de afgelopen periode plezier in het werk te hebben gehad.
  • 84% van de respondenten geeft aan dat hij of zij in de afgelopen periode fit genoeg was om het werk te doen.
  • 42% van de respondenten geeft aan na een lange werkdag nog energie over te hebben. Medewerkers hebben in deze eerste golf veel gedaan om energie te houden. De waardering en saamhorigheid werd enorm gewaardeerd.
  • 82% van de respondenten geeft aan graag mentaal en fysiek ondersteund te willen worden door Meander. Er is behoefte aan kennis over stress, werkdruk, ontspanning, mindset en eigen regie. Medewerkers geven aan dat ze graag willen dat het programma zowel online en offline beschikbaar is.
  • De medewerkers gaven een 7,2 hoe lekker ze in hun vel zaten (doelstelling was een 7,0).

Het tweede onderzoek is gedaan in september voorafgaand aan de tweede golf onder medewerkers in de zorg en zorgondersteuning: (poli)kliniek, acute zorg, radiologie en nucleaire geneeskunde, laboratorium en apotheek. De respons is 54,9%. Enkele uitkomsten uit dit Pulse-onderzoek:

  • 76% maakt zich zorgen om een tweede coronagolf. Deze zorgen liggen voornamelijk op het gebied van besmetting/veiligheid, werkdruk en veranderingen binnen het team en/of werkzaamheden.
  • 25% geeft aan op dit moment overvraagd te worden. De overige 75% ervaart dit niet.
  • 80% van alle respondenten beoordeelt de eigen gezondheid met ‘goed’.
  • 46% geeft aan klaar te zijn voor de tweede coronagolf. 40% geeft aan niet te weten of ze hier klaar voor is.

De resultaten zijn met de afdelingen besproken. Per afdeling zijn er afspraken gemaakt over welke maatregelen het beste passen.

Aandacht, communicatie en informatie & veiligheid

Uit het Pulse-onderzoek van september 2020 kwam een aantal aanbevelingen op het gebied van aandacht, communicatie en veiligheid. Het gevoel gezien te worden, waardering en begrip te krijgen zijn basisbehoeftes van de mens, juist in coronatijd. Op basis van de uitkomsten is de communicatie over de landelijke maatregelen en het beleid van Meander verbeterd. Wat betreft de veiligheid blijkt dat elkaar aanspreken soms lastig is. Iedereen moet de vrijheid voelen elkaar aan te spreken op het handhaven van de coronamaatregelen (mondkapje, afstand houden). Waar die veiligheid niet kon worden gegarandeerd (bijvoorbeeld overleggen en lunchen op de afdeling) is gezocht naar alternatieven.

Mensgerichte zorg in een mensgerichte organisatie

Meander kiest ervoor om haar medewerkers niet alleen als medewerker te zien maar ook als mens in de breedste zin van het woord, dus ook als partner, ouder, mantelzorger etc. Daarmee passen we de klantbeloften van Meander toe, te weten: oprechte aandacht, echt contact, persoonlijke keuzes en samenwerking. Want mensen die zich op het werk en thuis goed voelen, presteren beter. Deze aanpak sluit aan bij het programma Mensgerichte zorg.

Documentaire ‘Dat ene moment’

In 2019 is een start gemaakt met een documentaire over de mensen van Meander. Een documentaire met persoonlijke verhalen over bezieling, werkdruk, humor en verlies. Toen de opnamen bijna klaar waren, bracht het coronavirus Nederland en het ziekenhuis in een lockdown. In mei 2020 werden de opnamen hervat en in september was het resultaat te zien. In ‘Dat ene moment’ vertellen zeven collega’s over hun werk en staan ze stil bij ‘de momenten die er toe doen’. Een tijdsbeeld van Meander voor, tijdens en na de coronaperiode.